Business process management
Business process management (BPM) este un concept de management al carui scop este sustinerea proceselor de management al activitatilor specifice in cadrul unei companii, in functie de necesitatile si solicitarile acesteia. Managementul proceselor de business se bazeaza pe flexibilitate, eficienta si pe intersectarea operatiunilor de business cu cele legate de tehnologia informatiei. BPM este un adevarat instrument de optimizare a afacerii, sustinand companiile in procesele de optimizare a sistemelor IT si a operatiunilor de business.
Potrivit conceptului de management al proceselor de business (Business Process Management BPM), procesele sunt considerate bunurile strategice ale companiei si sunt evidentiate in costurile globale ale companiei. Acesta este motivul pentru care reprezentantii managementului companiei trebuie sa inteleaga clar, sa gestioneze si sa optimizeze toate procesele de business existente, in vederea minimizarii cheltuielilor si a maximizarii profitului, oferind in acelasi timp un nivel ridicat de valoare clientilor. Astfel, este normal ca BMP reprezinta o strategie de management al schimbarii, atat din perspectiva resurselor umane, cat si in ceea ce priveste tehnologia informatiei.
Conceptul BPM reprezinta o sinteza intre procesele de automatizare a fluxurilor de lucru, activitatea umana si managementul operatiunilor. BPM ofera o imagine globala detaliata a tuturor proceselor de business, precum si a intregii activitati desfasurate in cadrul unei companii, oferind, in acelasi timp, un model al celor mai bune practici din industrie si schitand tipurile de relatii dintre operatiuni. Tehnologia de management al proceselor de business (Business Process Management - BPM) ofera, de asemenea si un sistem complex de raportare si analiza, in vederea gestionarii superioare si a optimizarii fluxurilor de lucru.
Business Process Management este un concept flexibil si inovativ aflat intr-o continua schimbare, imbunatatindu-si elementele in functie de necesitatile si solicitarile clientilor, adaptandu-si strategiile la modificarile rapide si numeroase survenite in standardele si cerintele internationale.
Pentru imbunatatirea managementului proceselor de lucru, BPM pune la dispozitia utilizatorilor o serie de etape de urmat. Prima dintre acestea este design-ul proceselor. Acesta presupune identificarea fluxurilor de lucru actuale (impreuna cu resursele umane responsabile, sistemele si aplicatiile, erorile, notificarile si solutiile actuale) si schitarea proceselor astfel incat acestea sa genereze reduceri de costuri, simplificarea proceselor de lucru si a efortului angajatilor, acestea generand, la randul lor, cresterea profitului companiei. Optimizarea proceselor acopera angajatii, infrastructura si aplicatiile, in conditiile respectarii legilor locale si internationale.
O alta etapa importanta in cadrul BPM este reprezentata de modelarea proceselor schitate initial. Aceasta etapa presupune adaptarea proceselor teoretice standard la realitatea specifica a companiei, care se diferentiaza in functie de verticala industriala, de stilul de management, de nivelul cultural din companie etc. Aceste operatiuni standard trebuie sa fie modelate in concordanta cu statutul economic global, astfel incat sa respecte tendintele internationale pe termen mediu si lung.
O alta etapa importanta a acestui concept este implementarea acestor etape initiale. Cea mai buna solutie pentru aceasta etapa este achizitia unei aplicatii comprehensive, capabile sa execute majoritatea proceselor schitate initial si sa combine operatiunile automate cu activitatea desfasurata de angajati. In aceasta situatie este vital sa se estimeze corect timpul necesar testarii aplicatiilor si al activitatilor angajatilor, identificarii erorilor si a punctelor slabe din sistem, precum si tmpul necesar corectarii acestora.
Cea mai buna strategie pentru identificarea erorilor este monitorizarea permanenta a aplicatiilor si a modalitatii de utilizate a acestora. Procesele individuale standard trebuie sa fie analizate in vederea stabiirii performantei si a ratei de succes a acestora, precum si pentru a se compara rezultatele actuale cu cele previzionate. Functionalitatile de statistica ajuta la identificarea corecta si la rezolvarea in timp util a tuturor problemelor, precum si la optimizarea managementului companiei (de exemplu, daca un angajat are o rata de eroare in munca de 50%, superiorul lui poate actiona in consecinta: ori procedura este gresita si trebuie corectata, ori angajatul nu este persoana potrivita pentru job-ul respectiv si trebuie reorientat sau relocat, in vederea maximizarii eficientei si a productivitatii).
O alta etapa importanta a conceptului de BPM este optimizarea. Inca din faza de modelare, si, cu siguranta, dupa o activitate serioasa de monitorizare, procesele pot fi imbunatatite in vederea simplificarii fluxurilor de lucru, a cresterii eficientei angajatilor si pentru optimizarea valorii proceselor de business.
Etapa finala a conceptului de management al proceselor de business este practica. Dupa faza de design, modelare, implementare si optimizare a proceselor, este foarte important ca acestea sa fie puse in practica si utilizate, asa cum sunt, o anumita perioada. Aceasta strategie contribuie la obtinerea de statistici si analize relevante pe baza carora persoanele avizate din companie pot decide sa transforme cultura organizationala si sa o adapteze la fluxurile de lucru actuale, utilizand noile procese in mod curent, pe termen mediu si lung.
Tehnic vorbind, exista o serie de elemene esentiale acoperite de BPM:
- Motorul proceselor de business - se modeleaza si se executa aplicatiile bazate pe procese
- Analiza proceselor de business - se identifica problemele, tendintele si oportunitatile proceselor
- Managementul continutului - se stocheaza si se securizeaza informatia electronica
- Instrumente adiacente - se asigura comunicarea interna prin intermediul forumurilor de discutii si prin spatiile de lucru dinamice
